Så här går det till:
Vid större gåvor från enskilda, föreningar eller företag skickas ett särskilt tackbrev till givaren. Detta sker om gåvan överstiger 1 000 kr från enskilda personer och över 2 000 kr för företag/förening och om givaren går att spåra med hjälp av informationen på inbetalningskortet. Fondens insamlingsansvarige Bengt Swahn får från MHF-kansliet kopior av mottagna inbetalningskort som underlag för detta. Tackbreven skickas av Bengt Swahn eller av fondens handläggare/ordförande.
 
I samband med begravningar där Stiftelsen MHF:s fond för trafiksäkerhet har angetts som insamlingsändamål för minnesgåvor sänder fonden en sammanställning med namn på de personer som sänt in minnesgåvor till begravningsbyrån eller anhöriga. Minnesbrev kan beställas via MHF:s växel till önskad adress.
 
För att återkoppla till begravningsbyrå eller anhöriga behöver fonden uppgifter om den avlidnes namn samt begravningsbyråns eller anhörigs adress. Ett enkelt sätt att lösa detta är att ringa till Bengt Swahn och meddela vad som står i dödsannonsen. Där finns de uppgifter som behövs.